La Guida perfetta degli strumenti di comunicazione e delle collaborazioni asincrone

L'email è la base nella casetta degli attrezzi della comunicazione asincrona e rimane il metodo di comunicazione più utilizzato sul posto di lavoro. L'email è lo strumento migliore per gli annunci, le modifiche alla pianificazione, la risoluzione di problemi e altre interazioni che possono e devono essere documentate.

L'email offre i vantaggi seguenti:

• È affidabile.
• È poco costosa (specialmente a confronto con altre forme di comunicazione più recenti).
• È facile da usare e adottare.
• La maggior parte delle persone utilizza già l'email e la utilizza con dimestichezza.
• Supporta allegati e immagini.

L'email ha i seguenti inconvenienti:

• Può lasciare alcuni membri della squadra al di fuori di conversazioni importanti.
• Le persone potrebbero diventare troppo dipendenti dalle email per delle conversazioni importanti.
• I tempi di risposta ragionevoli possono variare (e possono essere troppo lunghi).

Suggerimenti per utilizzare l'email come principale forma di comunicazione asincrona

• Crea un modello per le email di base.
• Includi una quantità appropriata di informazioni, come scadenze, immagini e link di supporto e il contesto di invio dell'email. 
• Non aspettarti una risposta immediata.
• Imposta delle tempistiche per i termini di risposta necessari, in genere tra 24-48 ore.
• Fornisci il contesto nell'oggetto dell'email affinché il destinatario sappia cosa contiene e possa facilmente recuperarla in un secondo momento.
• Scrivi email brevi e concise.

Per maggiori informazioni su altri strumenti di comunicazione a distanza in team, come l'email, consulta la guida agli strumenti di collaborazione a distanza in team.

Modello di email base per la comunicazione asincrona

Utilizza questo modello di email base per comunicare con i membri del team in modo asincrono. All'interno di questo modello, troverai una riga Oggetto concisa e pertinente, un modello di cosa includere nell'email e una chiusura e una firma appropriata. 

Scarica modello di email base per la comunicazione asincrona 

Microsoft Word

Esempio di email base per la comunicazione asincrona

Questo modello presenta un esempio di un'email asincrona efficace, con informazioni fondamentali come una riga Oggetto breve e concisa, una rapida introduzione dell'argomento e degli elementi di azione proposti e una scadenza proposta. Utilizza questo modello per creare la tua email, specifica per la comunicazione asincrona.

Scarica l'esempio di email base per la comunicazione asincrona

Microsoft Word

Gli strumenti di chat sono strumenti affidabili per una comunicazione asincrona efficace, perché consentono ai membri del team di interagire l'uno con l'altro, condividere facilmente idee, collaborare sui progetti e definire strategie sugli obiettivi aziendali, il tutto senza parlare di persona.

Gli strumenti di chat offrono un modo semplice per inviare messaggi istantanei e spostare le conversazioni tradizionalmente condotte via email o in riunioni, in un ambiente di messaggistica più dinamico. Questo rende ancora più facile la comunicazione dei team distribuiti.

Gli strumenti di chat presentano i seguenti vantaggi per la comunicazione asincrona:

• Diversi membri del team possono comunicare tra loro contemporaneamente, senza dover tenere una riunione.
• Le chat room virtuali e i forum di discussione favoriscono una migliore collaborazione.
• Ti consentono di organizzare conversazioni e chat ripartite in diversi canali o argomenti.
• Gli strumenti di chat possono aiutare nella comunicazione informale. 

Gli strumenti di chat presentano gli inconvenienti seguenti:

• I membri della squadra possono distrarsi più facilmente quando ci sono molte chat simultanee che richiedono una risposta tempestiva.
• Possono sentirsi sopraffatti della numerose conversazioni simultanee.
• Può essere difficile documentare e archiviare le conversazioni dopo che hanno avuto luogo, il che può portare a comunicazioni ripetute e a più riunioni. 

Suggerimenti per utilizzare efficacemente gli strumenti di chat per la comunicazione asincrona

• Fornisci un contesto nelle notifiche della chat. 
• Implementa solamente una o due applicazioni di chat nella tua organizzazione. Troppe app possono causare confusione e limitarne l'adozione.
• Non aspettarti una risposta immediata quando utilizzi le applicazioni di chat. Lascia invece che le persone rispondano con il proprio tempo.
• Chatta con gli altri solamente durante le ore lavorative per promuovere un equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.

Cerchi altri strumenti di comunicazione a distanza in team, come strumenti di chat? Leggi la nostra guida per la collaborazione a distanza in team.

Sempre più organizzazioni che sperano di diventare più efficaci nella comunicazione asincrona stanno adottando strumenti di video chat. Questi strumenti aiutano i membri del team a connettersi visivamente da qualsiasi luogo, il che permette di organizzare riunioni ed eventi senza essere presenti di persona.

Professionalmente, gli strumenti di video chat e videoconferenza vengono utilizzati per riunioni virtuali, ma anche a titolo personale, gli strumenti video consentono alle persone di connettersi con amici e familiari a distanza. Utilizzando gli strumenti video, puoi chattare e vedere più persone contemporaneamente, il che rende la comunicazione sempre più efficace.

Gli strumenti di video chat presentano i vantaggi seguenti:

• Solitamente sono facili da scaricare e da utilizzare.
• Offrono un'alternativa sostenibile alle riunioni tradizionali, diventata sempre più necessaria con i cambiamenti nel mondo e nel modo di lavorare.
• Puoi utilizzare strumenti di video chat su qualsiasi computer desktop, tablet o dispositivo mobile.
• La piattaforma offre un modo rapido per contattare e vedere i propri interlocutori, il che lo rende più personale rispetto a una chiamata telefonica tradizionale.
• La maggior parte degli strumenti video offre funzionalità sincronizzate, come la condivisione dello schermo e il trasferimento di documenti.

Gli strumenti video presentano gli inconvenienti seguenti:

• Spesso vi è un limite al numero di persone che possono partecipare a una conferenza audio o a una videochiamata. 
• Alcuni strumenti limitano il tempo trascorribile su una videochiamata, in particolare se utilizzi una versione gratuita di un servizio.
• Gli strumenti video possono essere costosi da utilizzare e necessitare dell'acquisto di licenze. 

Suggerimenti per l'implementazione di strumenti video sul posto di lavoro

• Determina il numero di persone partecipanti alle chiamate e la durata delle riunioni, in modo da poter scegliere lo strumento migliore.
• Definisci un ordine del giorno per sfruttare al meglio il tuo tempo. 
• Assicurati che la tua connessione Internet sia stabile e affidabile, poiché le videochiamate possono richiedere un molta banda. 

Esistono molti altri strumenti di comunicazione a distanza in team, come la videoconferenza, elencati nella guida degli strumenti di comunicazione a distanza in team.

Gli strumenti di condivisione file sono particolarmente utili come forma di comunicazione asincrona perché consentono ai membri della squadra di lavorare su documenti, fogli di calcolo e presentazioni in momenti diversi e da diverse ubicazioni. 

Inoltre, gli strumenti di condivisione file permettono di modificare il documento in tempo reale e lasciare dei commenti per gli altri, affinché li trattino successivamente. Questa funzione promuove la collaborazione, anche se i membri del team non lavorano nello stesso spazio fisico. Gli strumenti di condivisione file offrono un modo semplice per condividere, collaborare e memorizzare file nel cloud, che possono essere sincronizzati tra più dispositivi.

Gli strumenti di condivisione file presentano i vantaggi seguenti:

• Offrono un modo per collaborare con altre persone in spazi separati e in tempi diversi.
• Servono come una fonte unica di verità. 
• Gli strumenti di condivisione file possono superare tutti gli ostacoli alla produttività causati dai limiti fisici o dai fusi orari. 

Gli strumenti di condivisione file presentano gli inconvenienti seguenti:

• Alcuni non dispongono di spazio di archiviazione illimitato o potrebbero essere a pagamento per aggiungere spazio di archiviazione.
• Le modifiche possono essere lente da sincronizzare sul cloud e per essere visualizzate dagli altri, comportando un lavoro ripetitivo o informazioni non aggiornate.

Suggerimenti per utilizzare gli strumenti di condivisione file

• Scegli solo uno strumento da utilizzare come servizio di condivisione file principale e utilizzalo in tutta l'organizzazione in modo che tutti possano accedere e condividere facilmente tutte le risorse.
• Nomina tutti i documenti e le cartelle in modo appropriato e fornisci abbastanza contesto alle persone che cercano delle informazioni.
• Assicurati che tutti abbiano accesso ai file appropriati. Inversamente, proteggi i dati personali e sensibili mantenendo le autorizzazioni aggiornate.

Per ulteriori informazioni sugli strumenti di condivisione file che potrebbero aiutarti nella cultura asincrona, consulta la guida degli strumenti di comunicazione a distanza in team.

I forum di discussione consentono ai membri del team di interagire e collaborare sui materiali di progetto e sui contenuti correlati. Questi strumenti imitano il tipo di collaborazione che si verifica durante una riunione in presenza.

Solitamente, puoi anche archiviare i messaggi del forum di discussione in modo che possano essere accessibili in un secondo momento. Ciò consente alle persone che non facevano parte della discussione originale di poter valutare o rivedere i commenti degli altri. Puoi aggiornare le impostazioni del forum di discussione per consentire di condividere informazioni pubblicamente o rendere alcuni documenti privati. 

I forum di discussione più efficaci pongono domande dettagliate, provocano discussioni interessanti, favoriscono nuove idee e identificano potenziali problemi. 

I forum di discussione presentano i vantaggi seguenti:

• Offrono alle persone che esitano a esprimersi durante le discussioni tradizionali l'opportunità di condividere idee e riflessioni attraverso questo forum online.
• I forum di discussione forniscono una buona occasione per riflettere sulle risposte e fare ricerche su determinati argomenti, se necessario.
• Questi strumenti possono portare a risposte di qualità superiore e a discussioni più informate.

I forum di discussione presentano gli inconvenienti seguenti:

• Alcuni membri del team possono evitare di partecipare alle discussioni.
• Potrebbero esserci discussioni complicate e fuori tema.

Suggerimenti per l'implementazione di un forum di discussione

• Incoraggia la partecipazione di tutti i membri del team. 
• Imposta delle linee guida chiare per le discussioni.
• Incoraggia i partecipanti a preparare ogni discussione e a pubblicare solo le risposte ben studiate. 
• I messaggi devono rimanere brevi e pertinenti.
• Evita la pubblicazione di risposte o semplicemente accordi; poni invece delle domande o fornisci un feedback.
• Rispetta le idee e i pensieri degli altri.

Per ulteriori strumenti, come i forum di discussione, utili ai team asincroni, leggi l'intera nostra sezione sugli strumenti di collaborazione a distanza nella guida alla collaborazione a distanza in team.

Gli strumenti per prendere appunti consentono ai membri del team di creare, modificare, ordinare e condividere tutti gli appunti e renderli accessibili a tutti, ogni volta che ne hanno bisogno.

Gli strumenti per prendere appunti presentano i vantaggi seguenti:

• Permettono di organizzare pensieri, idee e i verbali della riunione e condividerli con gli altri.
• Migliorano la produttività tra i membri del team offrendo loro l'opportunità di dedicare meno tempo a scrivere e documentare le cose che sono state già annotate.
• È un modo semplice e facile da usare per creare e condividere appunti.

Gli strumenti per prendere appunti presentano gli inconvenienti seguenti:

• Questi strumenti possono facilmente diventare disorganizzati, sovraccaricando così qualcuno che sta tentando di organizzare e trovare degli appunti.
• Per trarre il massimo da questi strumenti, è necessario un modo utile e semplificato per classificare tutti gli appunti.

Migliori prassi per l'utilizzo degli strumenti per prendere appunti

• Crea un modo unico per organizzare e categorizzare le gli appunti e rispettalo.
• Data tutti gli appunti.
• Tieniti aggiornata l'organizzazione dei tuoi appunti e fai un repulisti o audit annuale per quelli non necessari che puoi archiviare.

Cerchi ulteriori informazioni sugli strumenti per prendere appunti e altri utili strumenti di collaborazione a distanza? Puoi trovare un elenco esteso nella nostra guida degli strumenti di collaborazione a distanza in team.

Gli strumenti collaborativi di brainstoring aiutano le persone a riflettere su problemi e idee senza dover essere insieme fisicamente. Questi strumenti possono contribuire a suscitare nuove idee e a identificare i problemi che non sono stati precedentemente discussi o riconosciuti, il che può portare a una migliore produttività e una maggiore innovazione.

Gli strumenti collaborativi di brainstoring sono particolarmente utili per i team creativi, di design e di sviluppo che si affidano fortemente alle attività di brainstorming per svolgere il loro lavoro. Tra gli strumenti collaborativi di brainstorming si trovano le White board virtuali e le mappe mentali.

Gli strumenti collaborativi di brainstorming presentano i vantaggi seguenti:

• Possono ridurre i blocchi di creatività. 
• Puoi utilizzarli per suscitare nuove idee.
• Forniscono un modo organizzato per pensare a delle idee senza essere in un ufficio.
• Aggiungendo testo, immagini e altri media direttamente alla White board di brainstorming, puoi evidenziare idee utili e fornire più colori a ciascun argomento.

L'inconveniente degli strumenti di brainstorming è che possono causare confusione quando tutti danno delle idee simultaneamente, con la conseguente creazione di una quantità enorme di informazioni e doppioni.

Suggerimenti utili per l'utilizzo degli strumenti collaborativi di brainstorming

• Definisci degli obiettivi specifici su ciò che desideri far emergere dalla sessione.
• Prevedi più spazi o sessioni per la collaborazione, in modo che non vi siano troppi argomenti di discussione in un unico posto.

Puoi trovare un elenco più dettagliato degli strumenti collaborativi di brainstorming in questa sezione del nostro articolo sugli strumenti di collaborazione distanza.

Gli strumenti audio e video sono un elemento chiave di un team asincrono efficace. Utilizzali per creare eventi o esperienze virtuali personalizzati per un pubblico target per promuovere un prodotto o un servizio.

Questi tipi di strumenti sono particolarmente utili per conferenze, eventi marketing o riunioni generali con un ampio pubblico, come una riunione a livello aziendale. Gli strumenti di streaming servono come alternativa alle riunioni, alle conferenze o agli eventi in presenza, fatto particolarmente importante in questo ambiente moderno di smart working, dove una riunione fisica potrebbe non essere semplicemente pensabile.

Questi strumenti possono anche essere difficili da utilizzare e complessi da configurare, quindi fai una prova del servizio di streaming prima di implementarlo nella tua organizzazione.

Suggerimenti per gli strumenti audio e video in streaming:

• Conosci il tuo pubblico target e adatta i tuoi messaggi alle sue esigenze.
• Cerca lo strumento migliore per il tuo caso di utilizzo specifico, in quanto non tutte le opzioni di streaming sono uguali.

Iblog, detti anche weblog, sono forum o bacheche online in cui le persone possono pubblicare idee, pensieri, feedback o commenti generali su argomenti specifici. Servono anche come modo per collaborare e condividere idee con altre persone tramite commenti e risposte. 

L'utilizzo dei blog nell'ambito della comunicazione asincrona presenta i vantaggi seguenti:

• Fornire una fonte di informazioni e di collaborazione dinamica e in costante evoluzione.
• Promuovere feedback e riflessioni condivise.
• Creare uno spazio per un'attenta revisione del lavoro, senza vincoli di tempo o di distanza.

L'utilizzo dei blog per la comunicazione asincrona presenta gli inconvenienti seguenti:

• Sollecitano spesso risposte informali per via della possibilità di rispondere e commentare i post in qualsiasi momento.
• Le persone possono essere riluttanti nel condividere i propri pensieri a causa della natura pubblica dei blog.

Suggerimenti per utilizzare i blog

• Fai in modo che le persone si sentano a proprio agio e incoraggiale a condividere pensieri e idee sui post.
• Dai l'esempio e posta idee ben formate che incoraggino gli altri a rispondere.
• Imposta un ritmo di pubblicazione regolare.

I social media sono un metodo efficace per la creazione e la pubblicazione di nuovi contenuti in diversi canali, come LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Instagram ecc. Questi strumenti forniscono un modo semplice per analizzare e creare report di performance dei post e di campagne specifiche rispetto ad altri. 

Gli strumenti dei social media presentano i vantaggi seguenti:

• Generalmente, sono strumenti facili da usare e intuitivi. 
• Puoi utilizzare i social media per aumentare la riconoscibilità del marchio attraverso molti canali diversi.
• I social media possono aiutare a mantenere la coerenza del messaggio e del design del marchio.
• Questi strumenti possono aiutarti a pianificare e programmare i contenuti. 

L'inconveniente nell'utilizzare gli strumenti dei social media è che possono essere costosi, soprattutto se stai cercando funzioni e funzionalità avanzate.

Migliori prassi per utilizzare gli strumenti dei social media 

• Fai delle ricerche per trovare lo strumento che funzioni meglio con le tue campagne di social media.
• Forma i membri del team che utilizzeranno lo strumento.
• Conserva tutti i contenuti dei social media in uno strumento di gestione o documentazione più grande. 

Crea un calendario dei social media e sviluppa un programma o un ritmo di pubblicazione per ciascun canale.

Le indagini e i sondaggi permettono di raccogliere informazioni da fonti esterne, identificare i trend, coinvolgere il tuo pubblico e raccogliere feedback utili. Puoi utilizzarli anche per valutare la soddisfazione dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti, nonché condurre ricerche di mercato per migliorare i tuoi prodotti e servizi.

Le indagini e i sondaggi presentano i vantaggi seguenti:

• Rappresentano un modo semplice per ottenere feedback da un grande pubblico in un modo automatizzato.
• Ti permettono di mirare a un pubblico specifico.
• Puoi creare e inviare sondaggi autonomamente e analizzare i dati una volta completato il sondaggio.

L'inconveniente di utilizzare indagini e sondaggi è che solitamente sarà più costoso per accedere a funzionalità più avanzate, come la logica di sondaggio e le esportazioni dei dati.

Suggerimenti per utilizzare indagini e sondaggi 

• Elabora un obiettivo finale per il sondaggio e stabilisci a quali domande desideri che il tuo pubblico target risponda. 
• Riduci il numero di domande in un sondaggio o in un'indagine. Ricorda, "less is more".
• Se possibile, attieniti a risposte chiuse (sì o no), o a domande con meno risposte possibili.

Un wiki è uno strumento basato sul web che consente alle persone di lavorare insieme su progetti, collaborare su idee e condividere immagini, media e altre risorse.

I Wiki sono soprattutto noti per la loro funzione di modifica aperta, che fornisce la possibilità di "co-creare" post e aggiungere informazioni in modo continuo. Lo strumento alla fine crea una risorsa elaborata da molti contributori e leader di pensiero.

I wiki presentano i vantaggi seguenti:

• Sono utilizzabili e si può aggiungere contributi gratuitamente.
• Puoi includere molti tipi di media nei post, come immagini, testi e suoni.
• Puoi monitorare l'accesso ai wiki attraverso una password.
• La formazione necessaria per partecipare a un Wiki è minima.

I wiki presentano gli inconvenienti seguenti:

• Possono mancare di credibilità e accuratezza a causa della funzionalità di co-creazione e della mancanza di verifica delle fonti e dei fatti prima della pubblicazione del post.
• Con così tanti contributori, può diventare difficile navigare e trovare informazioni.
• Il lavoro può essere eliminato accidentalmente da altri co-creatori.

Suggerimenti per utilizzare i Wiki come forma di comunicazione

• Non pubblicare mai informazioni personali sui wiki, in quanto queste pagine sono facilmente accessibili da tutti, anche se non sono completamente pubbliche.
• Prova a pubblicare solo le cose che sono note per essere vere.
• Cita le tue fonti.
• Chiedi l'autorizzazione per utilizzare foto, musica, citazioni o altri media. 
• Segui la stessa formattazione in tutto il tuo wiki e cerca di mantenere un certa coerenza nell'estetica.