Questa settimana abbiamo presentato i moduli Smartsheet con un nuovo generatore di moduli e una nuova logica condizionale. Sono entusiasta di presentare questi miglioramenti, ma desidero anche condividere i benefici dei moduli con coloro che non li hanno ancora realizzati.
Come product manager dei moduli Smartsheet, sono testimone del loro contributo ogni giorno: sia attraverso quelli che uso personalmente per portare a termine il mio lavoro, sia parlando regolarmente con i clienti di numerosi settori e ruoli. Gestiscono ogni tipo di richiesta, raccolgono rapporti sulla sicurezza, valutano le relazioni commerciali, monitorano l'impatto del COVID-19 e molto altro ancora
Man mano che le organizzazioni e i loro clienti si distribuiscono sempre più sul territorio, in particolare in questo periodo incerto, la maggior parte dei team ha bisogno di un modo semplice e veloce per raccogliere dati accurati e utilizzabili. Indipendentemente dal tipo di pianificazione, i moduli Smartsheet possono aiutare a risparmiare tempo e a fornire informazioni essenziali.
Ecco i tre motivi principali per cui oggi dovresti provare i moduli Smartsheet.
1. Ottieni un rapido ritorno sul tuo investimento di tempo
Se pensi di non avere abbastanza tempo per provare i moduli, ho delle buone notizie: potresti creare il tuo primo modulo in meno del tempo necessario per leggere questo articolo del blog!
I nostri clienti scoprono spesso con sorpresa che ogni modulo Smartsheet è pre-compilato con campi che mappano automaticamente le colonne dei loro fogli. Per esempio, immaginiamo di stare gestendo le richieste di contenuto, e che il tuo foglio contenga una colonna dell'elenco a discesa chiamata Asset Type. Quando crei un nuovo modulo, esso includerà automaticamente un elenco a discesa Asset Type identico a quello del tuo foglio.
Il nostro nuovo generatore di moduli a schermo intero offre tutte le funzionalità a portata di mano con un numero minimo di clic.
Se non vuoi uno dei campi del tuo modulo, trascinalo semplicemente nel pannello sinistro del generatore di moduli. Puoi inoltre aggiungere e riordinare campi e altri elementi del modulo usando lo stesso metodo "trascina e rilascia". Clicca su qualsiasi campo per modificarne l'etichetta, il testo di aiuto e le impostazioni (come ad esempio se rendere tale campo obbligatorio).
Si possono inoltre aggiungere nuove colonne al foglio e modificare le proprietà delle colonne senza uscire dal generatore di moduli. Se selezioni un tipo di colonna errato nel tuo foglio o dimentichi di aggiungere un'opzione in un elenco a discesa, le modifiche effettuate nel generatore si visualizzeranno anche nel foglio.
2. Semplifica la trasmissione di dati di alta qualità
Per raccogliere dati completi e precisi attraverso i tuoi moduli, devi fare le domande giuste alle persone giuste, e Smartsheet mette a disposizione gli strumenti per farlo.
Il modo più impattante per comunicare in modo chiaro nel tuo modulo è l'avvio di una logica condizionale, il miglioramento più richiesto dei nostri moduli. Ora puoi decidere quali campi saranno visualizzati durante la compilazione del tuo modulo.
Per dimostrare come funziona la logica, utilizziamo lo stesso esempio di Asset Type. Se viene richiesta un'immagine, avrai bisogno di ulteriori informazioni, come ad esempio le dimensioni dell'immagine. Adesso sarà possibile utilizzare una semplice regola logica per visualizzare il campo Dimensioni immagine solo quando l'immagine è selezionata nel campo Asset Type. Se viene selezionato qualsiasi altro asset, il campo Dimensioni immagine rimarrà nascosto.
Quando il tuo modulo pone solo domande pertinenti, la persona che lo compila sarà più propensa a fornire risposte complete e accurate, e tornerà più facilmente a compilare il modulo in futuro.
La logica condizionale ci permette di porre alle persone le domande giuste. Questo aiuta a ridurre il disordine e la confusione non solo per i manager e i direttori che compilano il modulo, ma anche per il team che risponde alle loro richieste. GRAZIE!
Qualche ritocco può rendere il tuo modulo più semplice da compilare per le parti interessate:
-
Scegli una grafica moderna per mantenere le istruzioni del modulo in primo piano e al centro, mentre si scorrono i campi.
-
Aggiungi un testo di aiuto in qualsiasi campo che potrebbe causare confusione.
-
Approfitta dei tipi di campi specializzati presenti nel tuo foglio, come date, elenchi a discesa e caselle di spunta, per eliminare incongruenze ed errori nella presentazione del modulo.
Infine, assicurati che i tuoi colleghi, i clienti e le altre parti interessate possano accedere facilmente al tuo modulo. Invia un URL univoco o inserisci il modulo nel pannello di controllo o nella pagina web di Smartsheet del tuo team. Chiunque sia in possesso dei dati di accesso per Smartsheet può compilare i moduli nella nostra applicazione mobile direttamente sul campo.
3. Agisci con maggiore velocità e sicurezza
L'impatto dei dati raccolti dipende in ultima analisi da come li utilizzi. Smartsheet offre diversi modi per integrare i moduli in soluzioni più grandi che aiutano a far avanzare il tuo lavoro. Ad esempio, il tuo team può risparmiare tempo e procedere più velocemente quando utilizzi i moduli per attivare flussi di lavoro automatizzati.
Uno dei principali vantaggi dei moduli Smartsheet è la possibilità di raccogliere informazioni da chiunque, ovunque e in qualsiasi momento. Quando hai bisogno di muoverti rapidamente su nuovi invii senza monitorare costantemente il tuo foglio, imposta un avviso automatico che ti informa ogni volta che viene aggiunto un nuovo invio.
Se hai un piano Individuale, Business, Aziendale, o Premier puoi creare soluzioni più sofisticate con azioni automatizzate che copiano l'intero modulo su un altro foglio, seguire la richiesta di ulteriori informazioni, avviare un processo di approvazione e altro ancora.
Cosa otterrai con i moduli Smartsheet?
I principali aggiornamenti dei moduli, come la logica condizionale, sono frutto della nostra costante ricerca di migliorare il modo in cui acquisisci e agisci in base alle informazioni fondamentali per la tua azienda. Non vedo l'ora di poter annunciare altri miglioramenti in futuro e di sapere come integrerai i moduli nelle tue soluzioni.
Per ulteriori informazioni sui moduli Smartsheet, visita il nostro Centro di apprendimento.