Migliorare le prestazioni del team e semplificare l’esecuzione dei progetti con nuove funzionalità di monitoraggio del carico di lavoro in Smartsheet

Nel mondo frenetico del project management, una delle chiavi del successo sta nel far arrivare le attività giuste alle persone giuste al momento giusto. Eppure, spesso sembra di percorrere un labirinto di infinite e-mail, riunioni e fogli di calcolo obsoleti. La sfida comune è questa: capire chi è disponibile a svolgere più lavoro e chi invece è già sommerso. È qui che entra in gioco Smartsheet portando una ventata di aria fresca grazie a due nuove funzionalità di monitoraggio del carico di lavoro, volte a semplificare notevolmente la vita di CHIUNQUE gestisca il lavoro.

Immagina Adam, un project manager che si barcamena tra più progetti. In passato, per capire chi poteva eseguire una nuova attività, si basava su supposizioni. Adam doveva inviare e-mail, messaggi Slack, tenere riunioni e studiare attentamente i fogli di calcolo, nel tentativo di creare un quadro chiaro del carico di lavoro di tutti. Tutto questo era dispendioso in termini di tempo, oltre a essere un vero grattacapo.

Vediamo da vicino la prima di queste innovazioni: la Mappa di calore del carico di lavoro.

La Mappa di calore del carico di lavoro fornisce un’istantanea visiva della disponibilità del team, così i manager come Adam non dovranno tirare a indovinare ma visualizzeranno a colpo d’occhio chi è libero e chi invece è sovraccarico, semplificando il processo decisionale. È importante sottolineare che la barra di allocazione considera tutti i progetti in corso, offrendo un quadro completo di quando i membri del team sono impegnati e quando sono disponibili. Ad esempio, una rapida occhiata può rivelare che Hazel ha troppo da fare, come evidenziato dal rosso sulla sua barra di allocazione. Questo strumento visivo facilita l’assegnazione strategica delle attività basata sui dati, garantendo che i progetti procedano senza intoppi e che il carico di lavoro sia distribuito uniformemente tra i membri del team.

La seconda funzionalità è la Programmazione del carico di lavoro, che aggiunge dettagli alla Mappa di calore, ad esempio indicando gli altri progetti su cui il team sta lavorando. È qui che Adam può capire esattamente perché qualcuno è sovraccarico e prendere al volo decisioni ponderate. Ad esempio, vede che Hazel è impegnata su due progetti. Con pochi clic, Adam riassegna un’attività a Olivia (vedi lo screenshot a seguire), che ha invece disponibilità, bilanciando il carico di lavoro e mantenendo i progetti in carreggiata senza perdere un colpo.

"Le nuove funzionalità di monitoraggio del carico di lavoro di Smartsheet hanno notevolmente migliorato il nostro processo di gestione dei progetti. Per la prima volta, ho visibilità su chi è disponibile a lavorare e su quali altri progetti sta lavorando. La Mappa di calore e la Programmazione del carico di lavoro consentono di valutare rapidamente la disponibilità del team, consentendomi di adattare al volo le attività e aumentare notevolmente la nostra efficienza. Questi strumenti si sono dimostrati preziosi nel semplificare la gestione del carico di lavoro e nel migliorare l’esecuzione dei progetti." — Planning Manager, EAP Member

Grazie a queste innovazioni, Adam ha superato il caos costante di e-mail che una volta consumava le sue giornate. ​​Ora previene attivamente le sovrallocazioni e mitiga il rischio che i membri del suo team restino indietro, affrontando una sfida cruciale nella gestione dei progetti. Questa supervisione strategica, oltre a semplificare l’esecuzione dei progetti, aumenta anche le prestazioni del team, contribuendo in ultima analisi al completamento dei progetti.

Queste funzionalità sono attualmente attive e disponibili per gli utenti con licenza nei piani Smartsheet Business e Aziendale. Consulta l’articolo della guida per scoprire come abilitare il monitoraggio del carico di lavoro e, se attualmente non usi Smartsheet, puoi provarlo gratis.