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3 suggerimenti per la collaborazione del team che si traducono in un vantaggio competitivo
Forse sei tra coloro che già usano Smartsheet da un po', per le tue attività o per collaborare con gli altri membri del team. E sei hai già iniziato a usarlo con il tuo team o con altri colleghi in Smartsheet, avrai anche probabilmente notato come il modo di collaborare e di lavorare sia migliorato. Che ne diresti quindi di migliorare ulteriormente la collaborazione e offrire al tuo team gli strumenti di cui ha bisogno per fare di più?
In questo articolo, illustreremo tre suggerimenti per la collaborazione del team, basati sulle funzionalità di Smartsheet, che si tradurranno in un vero vantaggio competitivo.
1. Tutte le informazioni di cui ha bisogno il tuo team, in un unico posto
Uno dei principali ostacoli alla collaborazione è accertarsi che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno per dare il loro contributo a un progetto o a un processo. Secondo uno studio, i lavoratori trascorrono il 36% della loro giornata a cercare e correlare le informazioni, e la maggior parte delle volte non riescono comunque a trovare ciò di cui hanno bisogno.
Smartsheet può diventare l'unica fonte di verità del tuo team, a cui accedere per trovare tutti i dati che servono per collaborare. Ma non basta certo aggiornare le celle sullo stesso foglio per perseguire veramente tutti gli stessi obiettivi ed essere in sintonia. Usando allegati, commenti, @mention e moduli, puoi conservare le informazioni, i documenti importanti e le conversazioni sul lavoro in un unico posto e recuperare con facilità i dati che ti servono.
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I commenti e le @mention permettono di catturare le conversazioni
I commenti possono rappresentare una finestra sul lavoro in corso, in quanto permettono di acquisire in un foglio domande e dibattiti che altrimenti si perderebbero in miriadi di e-mail o nelle chat. Convinci il tuo team ad abbandonare le app di messaggistica e ad adottare Smartsheet usando i commenti per registrare le discussioni sulle attività importanti. Potrai tenere traccia delle conversazioni e degli appunti in un modo che permette a tutti i membri del team di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno.
Potrai anche contrassegnare con un flag commenti specifici usando le @mention nei commenti; una notifica del tuo commento verrà inviata immediatamente alla persona desiderata.
Accedere agli allegati in qualsiasi momento
Smartsheet offre anche una colonna dove puoi allegare documenti e immagini da Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte o direttamente dal tuo computer. Puoi aggiungere anche URL per la facile consultazione di pagine Web.
L'aggiunta di documenti e immagini aiuta te e il tuo team a trovare con facilità i file di cui hai bisogno per un particolare progetto, senza doverti ricordare dove sono stati salvati o cercarli sul computer o in altre app. Il lavoro sarà quindi più organizzato, perché i documenti e le immagini vengono allegati alla riga dell'attività designata.
Chiunque abbia le autorizzazioni di Proprietario, Amministratore o Editor potrà lavorare direttamente sul foglio e usare e accedere ai commenti e agli allegati.
Usare i moduli per raccogliere i dati di tutti con facilità
I moduli di Smartsheet permettono ai membri del team di aggiungere righe a un foglio. I moduli sono uno strumento efficace per specificare con precisione le informazioni che si devono chiedere agli altri membri del team o agli stakeholder esterni, sia che si tratti di richieste, attività o feedback. È facile creare un modulo e acquisire le informazioni direttamente nel foglio. Guarda il video sotto per saperne di più o partecipa al prossimo webinar per vedere come fare.
Aggiungendo un modulo al foglio, il team può ottenere tutte le informazioni di cui ha bisogno in un colpo solo, anziché dover inviare numerose e-mail o usare una chat di messaggistica. Il tempo trascorso a scrivere e rispondere alle e-mail e il loro stesso numero si ridurranno raccogliendo le informazioni e inserendole in un foglio.
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2. Gestire l'accesso al foglio con le giuste autorizzazioni
La maggior parte delle persone collabora in Smartsheet condividendo un foglio direttamente con i membri del team o altre parti coinvolte nel lavoro. Altre persone vengono quindi invitate a modificare un foglio secondo necessità usando il pulsante Condividi.
Puoi condividere un foglio con chiunque abbia un indirizzo e-mail, anche se non ha mai usato Smartsheet prima o non ha una licenza Smartsheet. Gli utenti senza licenza possono collaborare sui fogli, non possono invece esserne proprietari o crearne di nuovi.
Ma le persone e i team di un'organizzazione possono usare Smartsheet in modi diversi. Non è necessario che tutti abbiano lo stesso livello di accesso e possano aggiungere o aggiornare le informazioni nel foglio. Ecco perché è importante gestire il livello di accesso dei collaboratori interni ed esterni tramite le autorizzazioni basate sull'utente: Proprietario, Amministratore, Editor e Visualizzatore. In Smartsheet puoi anche bloccare righe e colonne specifiche per impedire che altri utenti ne modifichino i dati.
Scopri di più sulle autorizzazioni dei fogli e su come bloccare le righe e le colonne nel prossimo webinar.
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3. Usare l'automazione per far progredire i tuoi progetti
Immagina di poter dedicare cinque minuti ad automatizzare un flusso di lavoro e risparmiarti le ore di lavoro che avresti perso a monitorare gli aggiornamenti dello stato, ricordare ai membri del team le scadenze e verificare che tutti sappiano cosa debbono fare. Con gli avvisi, i promemoria e le richieste di aggiornamento automatizzati, puoi collaborare e far avanzare il tuo lavoro anche mentre sei in pausa e sorseggi il tuo caffè.
Evitare il monitoraggio manuale degli aggiornamenti dello stato
Quando collabori con il team, imposta le richieste di aggiornamento automatiche per richiedere le ultime informazioni su un'attività in corso. Ad esempio, puoi creare una richiesta di aggiornamento automatica che si attivi in base a una data e che richieda all'assegnatario di aggiornare la colonna dello stato.
Oppure che si attivi quando lo stato cambia in "In corso" chiedendo all'assegnatario di aggiornare la durata stimata dell'attività.
Inviare una notifica a un membro del team quando gli viene assegnata un'attività
Puoi anche attivare notifiche automatiche per un membro specifico del team nel momento in cui gli assegni una nuova attività. Le notifiche possono essere indirizzate a un utente specifico o basarsi sul contatto già indicato nella colonna Elenco dei contatti.
Ad esempio, quando si imposta un avviso, puoi selezionare la colonna "Assegnato a" in modo da inviare automaticamente una notifica a questo contatto ogni volta che gli viene assegnata una nuova attività.
Non dimenticare più le scadenze
Ti preoccupa che il tuo team possa dimenticarsi le scadenze? Controlli tu stesso quando si stanno avvicinando le date di consegna per essere certo che tutto vada come da programma? Ora puoi automatizzare questi promemoria in base alla colonna Data nel tuo foglio.
Invia a te e al tuo team un promemoria automatizzato quando si avvicina la data della scadenza o una data specifica che prevede il completamento di un'attività. Puoi configurare un promemoria automatizzato anche a scadenza superata, per controllare che siano stati consegnati i deliverable dovuti o per ricordare ai membri del team di redigere i loro rapporti.
Per scoprire di più su come usare queste e altre funzionalità di Smartsheet e avere team che collaborano in modo più efficace, segui il nostro Work Smart Webinar sulle best practice della collaborazione:
