Tre motivi per passare dal project management tradizionale al PPM adattivo

Indipendentemente dal fatto che siano causate da eventi di portata mondiale come una pandemia o da nuove idee o tecnologie, le interruzioni sono sempre più comuni e spingono le aziende ad adattarsi rapidamente per non rischiare di perdere rilevanza sul mercato. Con la possibilità di cambiamenti sempre all'orizzonte, il modo in cui un'azienda gestisce i suoi progetti è un indicatore chiave di resilienza.

Se da un lato sono disponibili numerosi strumenti per il project management, per garantire operazioni efficaci e processi decisionali solidi è importante allineare l'intera azienda. Secondo un report recente di Gartner, un numero crescente di PMO (uffici di project management) abbandona i tradizionali strumenti e passa a nuovi metodi adattivi. 

Un approccio adattivo alla gestione di progetti e portafogli (o Project and portfolio Management, PPM) pone l'accento sull'automazione per promuovere l'agilità e la trasparenza necessarie per i project manager e i team del giorno d'oggi. Gli strumenti di PPM adattivo offrono viste con dashboard in tempo reale su una piattaforma centralizzata, migliorando i metodi di priorizzazione dei progetti e di reporting. 

Gartner prevede che, entro il 2024, la metà dei PMO avrà adottato metodi di PPM adattivo come parte della loro evoluzione aziendale digitale. Potresti voler fare lo stesso per tre ragioni:

Tutti gestiscono progetti, ma non tutti sono stati formati come project manager

Completare il lavoro relativo al progetto è diverso da gestire il progetto, queste azioni rientrano infatti in due gruppi di competenze distinti, ma manager e dipendenti devono essere capaci di fare entrambe le cose. Per mantenere il pieno controllo del flusso di lavoro, gli strumenti di PM (project management) adattivo sfruttano l'automazione, che può eliminare la necessità di una supervisione intensa. 

Secondo il sondaggio "Future of Work" della Harvard Business Review (HBR), il 52% dei dirigenti di tutto il mondo ritiene che una singola piattaforma che combini la gestione del flusso di lavoro con collaborazione e automazione intelligente costituisca il modo migliore per coordinare le operazioni. Portando avanti automaticamente il lavoro da una fase all'altra, i team possono far avanzare i progetti tra le fasi di ideazione, esecuzione e revisione, eliminando il rischio che qualcosa sfugga a causa di sviste accidentali. Una dashboard centralizzata con reporting automatico promuove la responsabilizzazione personale per via della visibilità e della trasparenza, aspetto che può stimolare i dipendenti a gestirsi meglio.

Strumenti adattivi e intuitivi abbattono inoltre la curva di apprendimento, che rallenta progressivamente man mano che un dipendente viene formato direttamente sulla piattaforma. Essendo facili da capire, questi strumenti stimolano l'innovazione e sguinzagliano la capacità dei dipendenti di risolvere i problemi in modo creativo, il tutto con una personalizzazione semplice. Dipendenti e manager possono creare le soluzioni di cui hanno bisogno senza dover inoltrare un ticket all'help desk dell'IT. 

La flessibilità è un fattore chiave quando ci si deve adattare continuamente alle mutevoli necessità dei clienti 

Man mano che tali esigenze cambiano, le aziende devono collaborare e cambiare rotta. I vecchi metodi di gestione dei flussi di lavoro che avevano adottato anni prima, come fogli di calcolo e e-mail, non possono più far fronte alle nuove necessità aziendali. Questo perché, oltre a essere obsoleti e disconnessi dalla nuova realtà, sono strumenti poco intuitivi e non scalabili. Nel sondaggio dell'HBR, il 70% dei dirigenti di tutto il mondo ha affermato che gli strumenti, le applicazioni e le piattaforme da loro utilizzati non sono adeguati nell'ottica di un futuro che include tecnologie intelligenti. 

L'integrazione di strumenti agili basati su cloud, che offrono una tecnologia per PM e reporting adattivi, implementati generalmente tramite Software as a Service (SaaS), è diventata prioritaria per le organizzazioni. Le aziende sono infatti alla ricerca di modi flessibili per definire e gestire i progetti, ad esempio un'interfaccia personalizzabile che consenta ai team di creare ciò che serve loro per visualizzare, gestire ed eseguire i progetti. Ciò agevola inoltre l'onboarding e consente ai dipendenti di adattare lo strumento al loro stile lavorativo e alle loro preferenze, senza perdere tempo ad adeguarsi a un nuovo strumento poco intuitivo.

Le piattaforme devono inoltre offrire la possibilità di aggiungere widget e di integrare funzionalità complementari per potersi adattare alle esigenze dei clienti. Soluzioni flessibili consentono ai team di conformarsi alle mutevoli richieste dei clienti e di evolversi insieme alla natura e alla portata di ciascun progetto.

I piani devono essere dinamici e legati al lavoro effettivo da svolgere

La pianificazione strategica e l'esecuzione necessitano di visibilità in tempo reale. Secondo il sondaggio dell'HBR, solo il 32% dei dirigenti si avvale di un sistema che offre una visuale dinamica dell'avanzamento dell'azienda verso piani e scadenze chiave. Un problema è che i vecchi strumenti spesso sono compartimentalizzati, aspetto che può portare a duplicare il lavoro o a perdere qualche opportunità. 

Una piattaforma di PPM adattivo elimina questa compartimentazione a vantaggio di una singola fonte di verità dinamica, che porta a un processo decisionale migliore. Una dashboard visibile consente ai team di procedere insieme verso la realizzazione di strategie condivise e dei risultati aziendali desiderati, connettendo gli obiettivi ai piani di esecuzione. 

Inoltre, l'hub centralizzato allinea i team grazie a comunicazioni, collaborazione e condivisione dei dati nella massima trasparenza, aspetto fondamentale quando le strategie devono cambiare o evolversi per via di perturbazioni del mercato o per l'insorgenza di nuove priorità. In un sondaggio condotto da Clear Company, il 97% dei dipendenti e dei dirigenti ritiene che il mancato allineamento all'interno di un team comprometta il risultato di un'attività o di un progetto, mentre l'86% dei dipendenti e dei dirigenti attribuisce i fallimenti sul lavoro alla mancanza di collaborazione o alla comunicazione inefficace. 

Il passaggio a metodi di PPM adattivo ha il potere di trasformare le organizzazioni. Gli strumenti adattivi stimolano la produttività, migliorano la pianificazione strategica e l'esecuzione e permettono di lavorare secondo regole uguali per tutti. Grazie alla visibilità in tempo reale, le organizzazioni saranno sempre pronte ad affrontare il futuro.

Desideri saperne di più sul Project and Portfolio Management? Consulta la nostra guida al PPM per consigli e best practice.