Le origini del Kanban: Dal negozio di alimentari alla fabbrica
Capire come è nato il Kanban ti aiuterà a sfruttare al meglio questo quadro di progetto. Il Kanban è stato sviluppato come sistema di controllo dell'inventario per la produzione just-in-time da un ingegnere di nome Taiichi Ohno presso la Toyota negli anni ‘40.
Ohno si è ispirato al modo in cui i negozi di alimentari americani riforniscono i propri scaffali. I clienti acquistavano ciò di cui avevano bisogno e il negozio si riforniva in base alle vendite e alle aspettative della domanda. I negozi si resero conto che non aveva senso tenere in magazzino più di quanto fosse necessario per soddisfare la domanda dei clienti.
L'adeguamento dell'inventario alla domanda ha aumentato l'efficienza, ridotto gli sprechi e migliorato la qualità delle operazioni per i rivenditori. Anche se può sembrare ovvio, si trattava, e si tratta ancora oggi, di un allontanamento dai sistemi basati su processi dall'alto verso il basso determinati dalla direzione, che utilizzano un calendario fisso o gestiscono l'inventario in base alle priorità dei fornitori.
Il Kanban sfrutta il potere delle informazioni visive
Invece di far arrivare le scorte senza tener conto di ciò che si vendeva, i negozi di alimentari giapponesi adeguavano gli ordini in base ai prodotti in esaurimento. Hanno sfruttato il segnale visivo degli scaffali in esaurimento. Toyota ha adottato questa pratica e l'ha utilizzata per migliorare il proprio sistema di produzione. Piuttosto che spingere il lavoro su un team, con Kanban il lavoro viene trainato in risposta alla domanda, in maniera simile al modo in cui i negozi di alimentari riforniscono i propri scaffali.
Kanban è una parola giapponese che significa cartello, scheda o cartellone. Alla Toyota, gli operai delle catene di montaggio utilizzavano gettoni fisici come segnali per il rifornimento dell'inventario just-in-time e per il controllo delle scorte. In tempi moderni si tratta di codici a barre stampati attaccati a un oggetto fisico come un vassoio o un pallet.
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Il sistema Kanban fa un salto oltre la produzione
Il Kanban si è affermato nei settori dei beni fisici, come la produzione e la distribuzione. Per adattarne l'uso a beni immateriali, come i software sviluppati, è stato necessario sostituire le carte fisiche con segnali visivi, spesso rappresentati da numeri su una lavagna o implementati con un software. I sistemi Kanban virtuali sono stati utilizzati per migliorare l'agilità dei processi di sviluppo software esistenti e la tecnica è stata accettata dal movimento di sviluppo software Agile. Oggi è utilizzato in tutti i settori, dal commercio al dettaglio alla sanità, e molte persone lo trovano uno strumento prezioso per gestire i propri elenchi di cose da fare.
“Tutti i team e tutti i progetti possono usare Kanban”, afferma Grady Brumbaugh, formatore Kanban presso The Digital Innovation Group. “L'ambiente di lavoro in cui Kanban prospera è quello in cui i tempi di consegna sono stretti e chi stabilisce le priorità del lavoro può prendere una decisione basata su una graduatoria”.
Il Kanban è una mentalità e un metodo
Il Kanban è uno strumento di progetto, ma anche una mentalità. Si tratta di assicurarsi che il project manager scelga le cose giuste, al momento giusto, concentrandosi su ciò che deve essere fatto ora. Ciò che dovrebbe essere affrontato dopo. E cosa non si dovrebbe fare affatto. Il Kanban chiede di trainare il lavoro quando si ha la capacità di farlo, piuttosto che spingerlo sui lavoratori e sovraccaricarli. Inoltre, ti chiede di pensare al progetto come a una sequenza di attività attraverso le quali scorre il lavoro. L'attenzione al flusso di lavoro verso il completamento diventa un concetto chiave con il Kanban.
Il Kanban aiuta a gestire il flusso del processo di progetto, sia che gli input siano widget, parti di automobili, documenti o codice software. È necessario che i pezzi chiave siano al posto giusto e al momento giusto. In caso contrario, si rallentamenti nella catena produttiva, sprechi e ritardi. Questo vale sia che manchi un ingrediente fondamentale, sia che si abbia qualcosa in quantità eccessiva. Il Kanban assicura che il processo scorra senza intoppi.
Sei principi Kanban fondamentali
David J. Anderson era così soddisfatto dei risultati ottenuti utilizzando i sistemi Kanban presso Microsoft a metà degli anni 2000, che li ha posti al centro del suo metodo per promuovere il miglioramento continuo all'interno delle aziende. Toyota chiama questo concetto Kaizen. Anderson ha scelto di chiamare il suo metodo di miglioramento continuo con il nome dei sistemi Kanban che lo hanno reso possibile. Nel suo libro "Kanban - Successful Evolutionary Change for Your Technology Business", ha descritto sei pratiche chiave che portano a questi risultati.
- Visualizza il tuo lavoro
- Limita il lavoro in corso (WIP)
- Gestisci il flusso
- Esplicita le politiche
- Implementa i cicli di feedback
- Migliora in modo collaborativo, evolvi in modo sperimentale
Tra questi, i primi tre sono i più importanti.
Visualizza flusso di lavoro - Il fulcro di Kanban è una lavagna che rappresenta il flusso di lavoro, eredità dei cartelloni Toyota. Può trattarsi di una bacheca, di una lavagna bianca o di uno strumento online. Le colonne rappresentano le fasi del processo e sotto ciascuna di esse si elencano le attività o gli elementi di lavoro pertinenti. Questi possono essere scritti su cartoncini o su post-it se si utilizza una lavagna fisica.
Un'organizzazione di base della lavagna Kanban sarebbe: Da fare, in corso di svolgimento, fatto. Ciò equivale a un sistema Kanban "a tre scomparti" che si trova in un ambiente di produzione per i pezzi nel punto di utilizzo, i pezzi in magazzino e i pezzi presso il fornitore, un sistema che assicura che i lavoratori non finiscano mai i pezzi.
Ma una lavagna Kanban può funzionare anche per processi più complessi con molte fasi. Le schede possono essere codificate per colore in base al tipo di lavoro se si sta lavorando a un progetto complicato.
Quando tutti i membri del team vedono il lavoro in questo modo concreto, diventa ovvio come il lavoro sta procedendo e dove esistono problemi. La visualizzazione del flusso di lavoro è fondamentale per l'efficacia di Kanban, ma gli esperti di Kanban avvertono che una trappola comune è credere che sia sufficiente avere una lavagna.
“Avere una lavagna Kanban, o usare uno strumento... non significa che si stia già facendo Kanban.
Non si cada nella trappola del minimalismo: è bene considerare l'uso di strumenti, ma si imparino i principi, i valori e gli strumenti di Kanban prima di sperimentarli. Una visione troppo semplicistica di Kanban porta molti al fallimento”, ha affermato Joseph Hurtado, project manager e formatore Kanban presso AgileLion Institute.
Limitare il lavoro in corso (WIP) -Questo è un principio che può essere difficile da abbracciare per una persona molto ambiziosa, ma il Kanban crede che si possa essere più efficaci e ottenere di più cercando di fare di meno. Sebbene ciò sembri controintuitivo, la maggior parte di noi ha sperimentato che è possibile affrontare solo un numero limitato di cose ed eseguirle in tempo secondo standard elevati. Se si va oltre, qualcosa scivola.
I professionisti del Kanban affermano che il limite del WIP garantisce risultati eccezionali per l'efficienza, in quanto i membri del team in ogni fase del flusso di lavoro gestiscono solo il numero ideale di compiti in una volta. Non si cimentano in altri lavori fino a quando non hanno completato qualcosa. Basta con la modalità “gallina senza testa”!
“Il Kanban è lo strumento perfetto per limitare il lavoro in corso, che è dimostrato essere in grado di accelerare l'intero processo... Il Kanban personale porta questo beneficio nel vostro elenco personale di cose da fare, ogni giorno, e potrebbe essere il nuovo segreto delle persone altamente efficaci”, ha dichiarato Joe Justice, presidente di Scrum Inc.
I limiti del WIP sono implementati consentendo solo un certo numero di attività in ogni colonna della lavagna Kanban. Ciò richiede la definizione delle priorità del lavoro. “Slack è l'unico modo per migliorarci... Il Lean Kanban è l'unico metodo che pone questo concetto come pilastro del suo approccio e lo gestisce in funzione di esso. Limitare il WIP è l'unico modo per migliorare”, afferma Daniel Doiron, formatore Lean Kanban di CC Pace.
Gestisci il flusso- Un punto di forza del Kanban è che si parte da dove si è, dal processo esistente. Non è necessario cambiare tutto da un giorno all'altro con un processo tratto da un caso di studio della Harvard Business School.
Il Kanban consente di migliorare continuamente creando consapevolezza e stimolando la discussione su come evolvere il processo, consentendo di mantenere ciò che funziona ed evitando l'implosione di troppi grandi cambiamenti in una volta sola. Al contrario, si apportano miglioramenti incrementali esaminando le inefficienze e imparando dagli errori.
Secondo LeanKanban Inc., con il Kanban il flusso di lavoro deve ridurre al minimo i tempi di consegna, massimizzare la fornitura di valore ed essere il più prevedibile possibile. L'amministratore delegato David Anderson nell'e-book Essential Kanban Condensed. L'uso di Kanban vi permetterà di individuare i rallentamenti nella catena produttiva, di eliminarli rapidamente e di evitare che si ripresentino.
Vedi come la lavagna Kanban mostra facilmente i rallentamenti nella catena produttiva?
Ricorda: Estrai, non spingere, il lavoro
Un altro aspetto importante della gestione del flusso in Kanban è la comprensione del fatto che il numero ideale di attività varia in diversi punti del processo. Uno sviluppatore di software può essere in grado di codificare solo una funzione alla volta, mentre un redattore tecnico può lavorare su più set di documentazione. Questo può diventare un problema se producono a ritmi diversi e persino dare origine a frizioni.
Ricorda che il concetto chiave di “pull” in Kanban è che ogni membro del team affronta il lavoro quando è pronto. (Il negozio di alimentari non ordina altre scorte finché non le esaurisce). Se necessario, è possibile aggiungere colonne tampone sulla lavagna con capacità limitata per evitare che il lavoro venga trasferito ai membri del team.
Il miglioramento continuo è intrinseco alla metodologia Kanban
Il Kanban ti aiuta a migliorare sempre di più in ciò che fai, inserendo il miglioramento continuo nel modello. È possibile monitorare alcune metriche per comprendere le inefficienze. Quelli più comunemente seguiti dai responsabili di progetto Kanban includono:
- Tempo di ciclo o tempo di esecuzione - Quanti giorni occorrono perché un'attività o un elemento si muova completamente attraverso il processo.
- Rendimento - Quanti elementi possono essere completati in un determinato periodo di tempo.
- Performance della data di scadenza - Di quanti giorni un elemento è in ritardo o in anticipo rispetto al completamento previsto.
- Ostruzioni - Quanti ingorghi si verificano e quanto durano.
- Qualità - Può essere rappresentata da errori o difetti in un periodo di tempo.
Ad esempio, si può tracciare ogni giorno il numero di attività presenti in ogni colonna del grafico o più a valle nel flusso di lavoro. È anche possibile classificare quanti sono in pericolo, in ritardo o in ritardo critico. Le tendenze emergeranno presto.
Vantaggi e benefici di Kanban per i project manager
I metodi di gestione dei progetti sono proliferati, tra cui PRINCE2 e Six Sigma, ma sempre più progetti falliscono, secondo il “Pulse of the Profession” 2016 del Project Management Institute (PMI). Ciò significa che le aziende stanno perdendo denaro su molte iniziative importanti e il PMI ha rilevato che meno della metà dei progetti sono stati completati rispettando il budget e gli obiettivi iniziali.
Discuteremo a breve il confronto tra Kanban e altre metodologie di progetto, ma per ora è sufficiente dire che i PM stanno gravitando verso Kanban grazie al suo successo nel superare alcune carenze di altri quadri. Tra queste, la difficoltà di scalare i progetti a livello aziendale e di coordinare più team.
I professionisti di Kanban citano vantaggi quali:
- Maggiore efficienza
- Riduzione dei rifiuti
- Migliore comunicazione
- Risoluzione più rapida dei problemi
- Facilità di implementazione
- Flessibilità
- Qualità migliorata
In particolare, i team Kanban affermano che la lavagna rende più facile capire a che punto è il loro progetto, chi sta facendo cosa e cosa deve fare ogni membro in un dato momento. I limiti di WIP mantengono alta la produttività.
Jim Benson, amministratore delegato della società di consulenza Modus Cooperandi, afferma che l'uso della visualizzazione di Kanban aiuta a rispondere a nove domande chiave tra cui cosa si sta costruendo, cosa è bloccato, chi ha bisogno di aiuto, cosa è stato finito e quando si prevedono i risultati.
Kanban vs Scrum: Come si confrontano?
La maggior parte degli operatori considera Kanban una forma di Agile, una filosofia di gestione iterativa dei progetti che si contrappone alle strutture di progetto tradizionali, come Waterfall, che dipendono da sviluppi sequenziali. Un movimento strettamente collegato è Lean, anch'esso nato dalle pratiche di produzione Toyota e che ha tra i suoi principi fondamentali quello di: eliminare gli sprechi, amplificare l'apprendimento, decidere il più tardi possibile, consegnare il più velocemente possibile e responsabilizzare il team.
La tecnica Agile più famosa è Scrum che è organizzata intorno a uno sprint di lavoro, un periodo di tempo prestabilito, di solito da due a quattro settimane, durante il quale si svolge il lavoro. Comporta regole, ruoli e strutture per il funzionamento del team. C'è una forte enfasi sull'auto-organizzazione del team. Il Kanban è meno strutturato e più adattabile di Scrum e ha meno regole. I principi di Kanban possono essere applicati a qualsiasi processo in essere. Piuttosto che essere limitato nel tempo come Scrum, Kanban limita la quantità di WIP per guidare il cambiamento.
Determinare se il Kanban è la scelta giusta per te
La saggezza generale per i project manager che cercano nuovi metodi è che se un'organizzazione ha bisogno di un cambiamento radicale, Scrum può essere la scelta migliore. Se si hanno processi che funzionano bene, Kanban consentirà di migliorare nel tempo senza dover subire cambiamenti massicci e improvvisi.
Scrum, con i suoi limiti temporali rigorosi, è considerato una scelta più naturale per i team che hanno sequenze temporali critiche da rispettare. Il coach David Hawks di Agile Velocity consiglia di porre alcune domande chiave per determinare se Kanban è un il metodo adatto. Secondo lui, Kanban è adatto ai team le cui priorità cambiano spesso, che possono suddividere il lavoro in piccole parti di dimensioni simili e che hanno una forte cultura del miglioramento continuo.
I pareri su questo punto sono discordanti: Anderson dice che ci sono prove considerevoli da casi di studio pubblicati secondo cui non è necessario che il lavoro sia suddiviso in unità piccole e uniformi, e che in effetti il Kanban funziona bene per lavori con una varietà di dimensioni, complessità e urgenza.
Hawks ritiene che il Kanban sia una buona scelta quando la priorità assoluta è la risposta alle esigenze dei clienti, perché ha la flessibilità per ridurre le dimensioni dei lotti e il tempo di ciclo. È anche adatto alle organizzazioni con una limitata propensione al cambiamento e un basso bisogno di cerimonie.
“Per quanto riguarda la mia saggezza personale, mi piace un detto: Se vuoi provare Agile e non riesci a capire Scrum, prova Kanban. È un ottimo trampolino di lancio per costruire la fiducia all'interno di un'organizzazione. Inoltre, stabilisce il tono in modo che le persone possano capire come funziona una cadenza di sprint nel mondo di Scrum”, ha detto Brumbaugh di The Delivery Innovation Group.
"Il Kanban può essere utilizzato in ogni ambito verticale, ma ho visto che funziona meglio in un ambiente di sviluppo del prodotto. Non userei Kanban in una partnership o in un luogo in cui le parti interessate non riescono a concordare... un elenco di priorità”, ha aggiunto Brumbaugh.
Non vuoi scegliere tra Scrum e Kanban? Prova Scrumban
Come già detto, il Kanban è altamente flessibile e i suoi principi possono essere applicati a qualsiasi cosa, anche a Scrum. Quando il Kanban è diventato più diffuso, i team Scrum interessati alle idee Lean e Kanban hanno iniziato a studiare come incorporarle e sono nati degli ibridi, chiamati popolarmente Scrumban.
Lo Scrumban cerca di combinare il meglio di entrambi aggiungendo a Scrum i limiti e la visualizzazione del WIP. Il master Scrum Savita Pahuja raccomanda Scrumban per i progetti di manutenzione e per il lavoro guidato dagli eventi.
Come implementare il Kanban
Il Kanban ti sembra qualcosa che vuoi provare a implementare nella tua organizzazione? Se hai deciso di impegnarti con il Kanban, per iniziare hai bisogno di quanto segue:
- Una lavagna, fisica o basata sul web
- Il consenso della leadership senior
- Formazione sulle tecniche Kanban o un coach
- Impegno dei partecipanti al progetto
Lawrence Roybal, amministratore delegato di Oxford Solutions Group, che ha insegnato Kanban alle aziende sanitarie, si raccomanda che i team di progetto Kanban non siano composti da più di nove persone, compresi i consulenti. In questo modo il gruppo rimane coeso e il numero dispari di membri favorisce il processo decisionale. “È importante che il gruppo abbia la giusta composizione di partecipanti, tra cui l'utente finale e i rappresentanti di ogni parte dell'organizzazione interessata”, ha affermato.
“Prima di avviare un progetto con Kanban, è necessario organizzare una riunione di pianificazione per determinare se il gruppo di progetto ha tutti i partecipanti giusti per raggiungere il successo”, ha affermato Roybal. Uno degli errori più comuni è quello di non ottenere un'adesione tempestiva.
Prepararsi imparando Kanban
Se gestisci progetti complessi, il ricorso a un coach, l'affiancamento a un team che utilizza con successo Kanban e la partecipazione a workshop e corsi di formazione ti aiuteranno a imparare le basi prima di provare a gestire un progetto da solo.
“La formazione è un must e dovrebbe essere di tipo esperienziale, vale a dire più workshop ed esercizi, meno slide e lezioni”, ha affermato il coach e formatore Michael Alexander di SolutionsIQ. “L'attitudine e l'atteggiamento determinano la necessità di un coaching. Un team desideroso di imparare e di adottare nuove abitudini potrebbe non aver bisogno di un coach. Un project manager che ha un team avverso al cambiamento avrà bisogno di un coach che lo aiuti a formare le abitudini Lean-Agile del team”.
Le insidie più comuni nell'implementazione di Kanban
Il passaggio a Kanban non è privo di insidie. Un errore comune è cercare di implementare troppi cambiamenti in una volta sola, il che è in contrasto con l'approccio evolutivo di Kanban, piuttosto che rivoluzionario.
“Vai piano; fai mezzo miglio e non 10 miglia nel primo mese”, ha detto Roybal.
Altri errori che Grumbaugh riscontra di frequente sono la mancanza di priorità chiare e lo stallo del lavoro, che viene spostato dentro e fuori dal processo. “In breve, se si inizia il lavoro, bisogna finirlo prima di passare alla priorità successiva”, ha aggiunto.
Inoltre, i neofiti spesso inciampano non rendendo esplicito ciò a cui stanno lavorando e ciò a cui non stanno lavorando.
Prevenire i fallimenti del sistema Kanban
Anderson di LeanKanban, una delle principali autorità in materia di Kanban e creatore del Metodo Kanban utilizzato nella gestione dei progetti, ha affermato che, con il diffondersi del Kanban, i nuovi adottanti tendono a desiderare strumenti e soluzioni per sfide specifiche, piuttosto che unirsi a un movimento come facevano i primi aderenti.
Egli individua due ragioni principali per cui i project manager falliscono con il Kanban.
- Un project manager esperto cerca di introdurre il quadro in un'organizzazione che non è pronta per i metodi pull e altri importanti stakeholder non vengono coinvolti nella progettazione. “Invece viene imposto loro sebbene non siano pronti”, ha detto.
- Il Kanban viene implementato inizialmente, ma non riesce a migliorare e ad affermarsi. Ciò è generalmente dovuto a una mancanza di conoscenza di Kanban e a una focalizzazione iniziale “su problemi di basso valore come la visualizzazione e la collaborazione, senza però implementare un meccanismo che crei stress e motivazione per ulteriori miglioramenti”, ha affermato Anderson.
Anderson ha notato che il primo problema può nascere da un coach che vuole dimostrare la propria competenza e muoversi più rapidamente di quanto l'organizzazione sia pronta a fare. “Il secondo problema è la mancanza di conoscenza e di formazione sul Kanban: una comprensione superficiale e una mancanza di formazione da parte dell'agente di cambiamento. In un certo senso, questo può anche essere il risultato dell'arroganza, della convinzione di sapere già tutto, ma in realtà non è abbastanza per assicurare un risultato produttivo e di successo”, ha detto Anderson.
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