Dal nostro collaboratore, Lindsay Scott: È da diverso tempo che faccio parte di un gruppo specializzato nella gestione dei progetti. Un gruppo di volontari specializzati dedicati all’organizzazione di PMO: progetti, programmi e portfolio. Fare parte di un gruppo di volontari che pianifica, organizza e gestisce incontri e convegni è stata un'esperienza interessante. Gestire degli eventi, per come la vedo io, è un po’ come gestire dei progetti. La chiave per gestire un evento con successo sta nell’organizzare tutto nel modo più semplice possibile. Anche se ogni individuo nel nostro gruppo di volontari aveva esperienza nella gestione di progetti, all’inizio non usavamo nessuno strumento per pianificare e gestire convegni. Era quasi come se avessimo preso la decisione cosciente di ignorare tutto quello che avevamo imparato nella nostra professione. Pensavamo che pianificare un evento fosse molto più semplice di quanto lo sia in realtà.
E invece no.
La cosa più importante che abbiamo imparato, e che ci ha fatto cambiare il modo di gestire l’organizzazione degli eventi, è che ogni membro del team ha bisogno di sapere a che punto si trova il progetto, quali sono i compiti assegnati ad ognuno e se tutto procede come stabilito. Utilizzando un semplice programma per la pianificazione degli eventi, abbiamo innanzitutto creato un piano chiaro e preciso per tutti i volontari. Tutti i membri del team avevano accesso al programma, potevano visualizzare gli incarichi ad essi assegnati e capire quale impatto avrebbero avuto eventuali ritardi sull’intero team. Quello che è risultato particolarmente utile per i volontari è stata la possibilità di condividere appunti e documenti, cosa non indifferente quando non si dispone di alcuna area di archiviazione centrale facilmente accessibile a tutti.
Il programma consente anche di capire l’urgenza di certi progetti. Chiunque abbia lavorato in un gruppo di volontari come questo sa benissimo che c’è una notevole differenza nell’impegno che una persona mette nel proprio lavoro quando viene remunerata e quando invece lo fa nel proprio tempo libero, insieme a tutti gli altri impegni personali.
Se siete interessati a creare eventi simili nel vostro territorio o anche all'interno della vostra azienda, sappiate che le comunità di gestione di progetti all'interno delle organizzazioni stanno crescendo in popolarità grazie ai benefici che tutti traggono dalla condivisione di informazioni ed esperienze comuni. Ecco un riepilogo di quello che bisogna sapere per la pianificazione di eventi.
Brainstorming e pianificazione
Proprio come si fa con un nuovo progetto, all’inizio pensiamo al tema o all’idea dell’evento. Poi cominciamo ad esaminare i dettagli: come si svolgerà l’intera conferenza, quanto costerà la partecipazione ecc. Quindi aggiungiamo delle righe alla nostra scheda se la pianificazione dell’evento in corso risulta essere diversa da quella dell’evento precedente.
Scelta dei relatori
Ovviamente l’ideale è selezionare diversi relatori per ogni conferenza, ognuno in base alle proprie competenze e alle tematiche affrontate durante l’incontro. Anche i relatori traggono beneficio da una gestione curata degli eventi, soprattutto quando gli organizzatori forniscono ragguagli concisi e chiari, scadenze e informazioni logistiche su dove e quando presentarsi.
Marketing degli Eventi
Più tempo c’è a disposizione prima della conferenza, più è il tempo disponibile per concentrarsi sul marketing della stessa. È importante mantenere le informazioni relative all’evento aggiornate senza però inondare i partecipanti con e-mail indesiderate. Presentare l’evento su piattaforme diverse, quali gruppi di LinkedIn, Twitter e simili è un modo efficace per generare interesse senza eccedere con notifiche indesiderate.
Logistica e Personale
Ovviamente abbiamo notato che di solito va tutto più liscio quando si presta più attenzione ai dettagli della pianificazione. Questo aiuta anche ad evitare brutte sorprese all’ultimo minuto. Come per esempio organizzare eventi di networking piuttosto che lasciare che i partecipanti si presentino da soli e si intrattengano a vicenda. Coordinare una sessione interattiva risulta più professionale e produce più risultati. Ci consente anche di occuparci tempestivamente di eventuali problemi come per esempio il catering od organizzare i taxi al termine dell’evento.
Valutazioni
Solitamente, dopo la conferenza, ci assicuriamo sempre di scambiarci le nostre opinioni al riguardo. Discutiamo di come è andata dal nostro punto di vista; leggiamo i feedback e creiamo delle relazioni che potrebbero essere utili nella gestione del prossimo convegno. In questo modo abbiamo a disposizione un ciclo continuo di miglioramenti che possono essere facilmente inclusi nel nostro programma di base e utilizzati per eventi futuri.
Ecco il nostro modello per la pianificazione degli eventi basato sulle schermate in questo articolo:
Lindsay Scott è un esperto che contribuisce al blog Smartsheet. È co-fondatore di Arras People, una società britannica di consulenza specializzata nella selezione e assunzione di personale per la gestione di programmi e progetti. Lindsay fornisce seminari per professionisti PMO e partecipa come relatore a numerosi eventi legati al mondo del lavoro. Puoi leggere altri articoli di Lindsay nel blog Come gestire un “cammello”.