Tutto sui dashboard KPI

Un indicatore chiave di prestazione è una metrica aziendale utilizzata per valutare i fattori cruciali per il successo di un'organizzazione. I KPI variano a seconda dell’organizzazione; i KPI aziendali possono essere il fatturato netto o una metrica di fidelizzazione dei clienti, mentre il governo potrebbe considerare il tasso di disoccupazione. Qualunque sia la metrica scelta, essa deve avere un impatto sulla redditività dell’azienda.

Un dashboard KPI è un modo semplice per avere una finestra su tutto il tuo lavoro, con le informazioni necessarie in un unico posto da condividere con il tuo team e tenere traccia dei progressi verso gli obiettivi, oppure dirti dove è necessario apportare modifiche per raggiungerli.

I design dei dashboard sono unici perché il design di ogni dashboard deve adattarsi alle esigenze specifiche e alla cultura dell'organizzazione. Flessibilità e personalizzazione sono essenziali per mantenere un buon design delle informazioni e per rendere i dati a ogni livello facilmente accessibili e comprensibili.

Il padre dei KPI e dei dashboard che li monitorano potrebbero essere considerato Peter Drucker, scrittore, professore, consulente di management e autodefinitosi "ecologista sociale", che ha esplorato il modo in cui gli esseri umani si organizzano e interagiscono. È stato l'esperto di organizzazione ad aver detto: "Una strategia senza metriche è solo un desiderio. E le metriche non allineate agli obiettivi strategici sono una perdita di tempo”.

Nonostante la disponibilità di tecnologie abilitanti, l'uso dei dashboard si è diffuso solo alla fine degli anni '90, con l'affermarsi degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e l'introduzione della Balanced Scorecard di Robert S. Kaplan e David P. Norton. Oggi l'uso dei dashboard costituisce una parte importante della gestione per obiettivi (MBO), un modello di gestione che mira a migliorare le prestazioni definendo chiaramente gli obiettivi concordati sia dalla direzione sia dai dipendenti e allineali agli obiettivi organizzativi generali.

Un principio della gestione per obiettivi è l'istituzione di un sistema informativo di gestione per misurare le prestazioni e i risultati effettivi rispetto agli obiettivi definiti. I vantaggi dell’MBO includono il miglioramento della motivazione e dell’impegno dei dipendenti e una migliore comunicazione tra la direzione e i dipendenti. 

Lo State of Performance Improvement and Key Performance Indicator Practice Report di The KPI Institute ha rilevato che il 68% degli intervistati ha notato un impatto positivo sullo sviluppo del proprio business dopo l'implementazione di un quadro KPI. Inoltre, il 43% degli intervistati ha notato un miglioramento, definito come la capacità di ‘valutare in modo obiettivo il livello di risultati raggiunti’ e il 33% ha riferito di integrare i risultati dei KPI nel proprio processo decisionale. Un quadro di riferimento per i KPI raggruppa i KPI correlati per fornire una maggiore struttura e un contesto più ampio, per ottimizzare gli sforzi e capire come le prestazioni di alcuni KPI impattino su altri KPI.

Esaminare le metriche individuali e interorganizzative e utilizzare le informazioni è molto più facile con un dashboard KPI ben progettato. È possibile fare confronti, vedere le tendenze nel tempo, la distribuzione e le relazioni tra le diverse aree dell'organizzazione. La condivisione di informazioni tra più parti dell'organizzazione favorisce la risoluzione dei problemi, la collaborazione e la previsione in modo più efficiente. 

Nel rapporto citato, il 32% degli intervistati ha dichiarato che l'aspetto più impegnativo della misurazione delle prestazioni è l'identificazione dei KPI giusti per la propria azienda. Ti aiuteremo a farlo nella prossima sezione.

Prima di iniziare a costruire il tuo dashboard KPI, devi identificare gli indicatori chiave di prestazione che ti aiuteranno a conoscere i clienti e i loro desideri. Ciò significa comprendere la tua azienda e i suoi obiettivi, tradurre gli obiettivi aziendali in obiettivi misurabili e quindi selezionare i KPI per ciascuno di questi obiettivi. 

Ecco alcune fasi da considerare per identificare i tuoi KPI: 

1. L'identificazione delle metriche deve essere un lavoro di squadra. Il coinvolgimento dei dipendenti garantisce che le metriche siano realistiche e applicabili. Lavorando di concerto, i dipendenti si impegnano, sviluppano una comprensione più chiara degli obiettivi e del modo in cui il proprio lavoro si collega alla strategia aziendale e acquisiscono un maggiore senso di impegno nel raggiungimento degli obiettivi. 
    
2. Utilizza i criteri SMART. Gli obiettivi S.M.A.R.T. sono concepiti per fornire una struttura e una guida durante il progetto e per identificare meglio ciò che si vuole realizzare. Questo metodo è particolarmente efficace per stabilire obiettivi in linea con la strategia aziendale. Ogni misura deve essere: Specifica per lo scopo dell'azienda, Misurabile, Alla portata, Rilevante per il successo dell'organizzazione e Temporale, il che significa che il valore o i risultati sono indicati per un periodo predefinito e rilevante.
    
3. Scegli tre obiettivi prioritari e non più di tre KPI per ogni obiettivo. Concentrati sul collegamento dei KPI o delle misure agli obiettivi più diretti e che forniscono le prove più evidenti. 
    
4. Resisti all'impulso di aggiungere altre metriche. Per essere efficaci, i KPI devono essere gestiti attivamente. Anche se può esserci una pressione ad aggiungere altri KPI, le metriche devono essere critiche per l'operazione o strettamente legate agli obiettivi di miglioramento.
    
5. Revisione su base strutturata. L'ambiente commerciale e altri fattori cambiano nel tempo, quindi è importante essere agili. Potrebbe essere necessario modificare i KPI, ma quando lo si fa, bisogna mantenerli pertinenti e limitare il numero complessivo di KPI, utilizzando criteri SMART.
    
6. Utilizza le recensioni come un'opportunità per condividere i successi. Condividere una visione d’insieme regolarmente con i membri del team è un'opportunità per riconoscere l'ottimo lavoro svolto, mantenere alta la motivazione e chiedere suggerimenti. Quando ci sono aree che richiedono attenzione, il team può lavorare insieme su idee per tornare in carreggiata. 

Il termine dashboard deriva dal cruscotto delle automobili o dei velivoli: è il punto in cui le funzioni principali vengono monitorate mediante rappresentazioni visive. Se progettati correttamente, i dashboard KPI consentono di sapere se l'azienda ha bisogno di manutenzione o se sta funzionando al massimo delle prestazioni.

Un ottimo design di dashboard KPI è:

1. Facile da leggere e da capire. Raggruppa i dati in modo logico per categoria e i KPI in un ambiente visivo che consente una rapida comprensione. Un modo per farlo è seguire i modelli di pagina web utilizzati dai principali siti web ricchi di informazioni come Amazon o Yahoo. Poiché vengono continuamente testati da esperti in materia di usabilità, sono una buona risorsa per le idee di design e navigazione. 
    
2. Facile da aggiornare. Man mano che la tua attività cresce e le condizioni cambiano, scegli una piattaforma intuitiva o una già utilizzata che funzioni con i tuoi sistemi e flussi di lavoro.  La facilità di revisione facilita inoltre un'adozione più diffusa.
    
3. Un magazzino per le istantanee dello stato attuale e le tendenze storiche. Utilizzando le categorie identificate e i KPI di supporto, sarai in grado di comprendere rapidamente i progressi ottenuti, ciò che ha funzionato in passato e ciò che dovrà accadere per raggiungere efficacemente gli obiettivi. 
    
4. Allineato alle migliori prassi di presentazione visiva delle informazioni. Meno è meglio, quindi eliminate le ‘decorazioni’. Le interfacce del dashboard delle automobili sono un'ottima chiave di lettura per design che funzionino bene per gli utenti. Utilizza animazioni o altri elementi visivi solo se contribuiscono alla comprensione.
    
5. Costruito per consentire di prendere decisioni a colpo d'occhio. Una buona regola è quella di non avere più di sette oggetti su un dashboard, ma la densità di visualizzazione può dipendere dal pubblico e dall'esposizione nel tempo. I novizi possono essere confusi nel vedere i dati tutti insieme, ma potrebbero voler utilizzare un numero minore di clic per visualizzare le informazioni correlate man mano che si abituano a usare i dashboard KPI.  

Ora che conosci i tuoi KPI, puoi iniziare a mettere i big data e coordinare tutti i membri dell’organizzazione con le visualizzazioni dei dati: tabelle, grafici a linee, grafici a barre e indicatori per monitorare i KPI. Il tuo dashboard consoliderà e automatizzerà i molteplici punti dati che fanno crescere la tua azienda.

Esistono tre tipi principali di dashboard: 

• Strategico/esecutivo. I manager e i dirigenti a tutti i livelli dell'organizzazione possono vedere le informazioni di cui hanno bisogno per capire lo stato di salute dell'organizzazione e identificare potenziali opportunità di espansione e miglioramento. I dashboard strategici non forniscono tutte le informazioni dettagliate necessarie per prendere decisioni complesse, ma dovrebbero identificare chiaramente le opportunità per ulteriori analisi. Un dashboard strategico deve essere semplice e contenere metriche aggregate.
   
• Analitico. I dati vengono utilizzati per comprendere le tendenze, facendo confronti nel tempo e tra più variabili. I dashboard analitici contengono spesso più informazioni di quelli strategici o operativi. Dal momento che l'obiettivo è la comprensione, i dashboard analitici possono essere più complessi di quelli strategici o operativi. Se da un lato i dashboard analitici devono facilitare le interazioni con i dati, compresa la visualizzazione dei dati in modo sempre più dettagliato, dall'altro è importante mantenere la capacità di confrontare i dati nel tempo e tra più variabili. 
   
• Operativo. Questi monitorano le operazioni in tempo reale per avvisare gli utenti di eventuali deviazioni dalla norma. I dashboard operativi devono fornire agli utenti avvisi specifici e fornire loro esattamente le informazioni di cui hanno bisogno per riportare rapidamente le operazioni alla normalità.

Sebbene queste siano le principali categorie/forme che i dashboard possono assumere, è probabile che in alcuni casi sia necessario un ibrido di due tipi. Indipendentemente dal tipo di dashboard KPI utilizzati, i manager e il personale devono essere in grado di ottenere le risposte alle domande in tempo reale e agire con tutti i dati consolidati in un unico luogo.  

È possibile supportare azioni a breve, medio e lungo termine per KPI e azioni a livello di CEO, KPI e azioni a livello di direzione e KPI e azioni a livello di dipendenti. Testali, valutali, modificali e usali con costanza per far crescere la tua attività.

‌ Scarica il modello di dashboard KPI

Questo modello di dashboard KPI in Excel consente di visualizzare più KPI in formato tabellare e grafico. È possibile confrontare le metriche e visualizzare le medie e gli obiettivi per KPI. Sono presenti grafici per il budget obiettivo e reale, per il budget totale, per il fatturato obiettivo e reale, per il fatturato totale, per i margini di profitto e per il rapporto tra debito e patrimonio netto.

In questo modello Excel sono presenti due schede: un foglio per il dashboard KPI con tutti i grafici e un altro foglio per i dati KPI, in cui è possibile aggiungere e modificare i dati grezzi che compongono il dashboard. È possibile aggiungere le proprie informazioni KPI accedendo alla scheda Dati KPI e modificando tutti i numeri in modo che corrispondano alle informazioni aziendali. Ogni tabella ha anche formule preconfezionate che sommano ogni colonna e calcolano altre metriche come i margini di profitto, le spese nette e altro ancora.

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